Solutions et techno

Auchan en plein chantier autour de la data produit

Par Clotilde Chenevoy | le | Data

Auchan se construit un nouveau back office pour centraliser toutes ses fiches produits et optimiser l’usage de la data produit. Michel Deshayes, en charge de ce chantier, revient sur les enjeux et défis du projet.

Auchan centralise l’ensemble de ses données produits sur une seule base. - © Umit Yildirim/Unsplash
Auchan centralise l’ensemble de ses données produits sur une seule base. - © Umit Yildirim/Unsplash

Une base de données produits pour les gouverner tous. Depuis 2016, Auchan s’est engagé dans un projet de transformation de son back office et de la gestion de la donnée produit. L’outil PIM de Stibo Systems vient remplacer les différentes solutions mises en place au fil des années pour gérer le référencement et l’enrichissement des fiches produits. L’objectif consiste à ne plus avoir qu’une solution unique et commune à l’ensemble du groupe. Le projet qui a été mis en pause en 2019 est revenu en force en 2020 et les premières concrétisations arrivent en 2021.

Si le projet se résume en quelques lignes, sa mise en place se révèle extrêmement complexe et Michel Deshayes, responsable Master Data Management chez Auchan Retail France et qui pilote le projet, opère par petites touches, épaulé par une équipe de trente personnes.

« Avant, nous avions 7 outils pour gérer les fiches produits des différentes catégories dû au historique de création des hypermarchés, supermarchés et e-commerce, explique-t-il. Toutes les opérations de fiche produits étaient très manuelles et il arrivait fréquemment que des re-saisies soient nécessaires car les solutions ne communiquaient pas entre elles. »

D’ici la fin de l’année, un marché pilote, celui des snacking, aura totalement migré sur le nouveau système. D’ici mi-2022, cela sera le cas pour toute l’offre PGC et les produits frais libre-service. Viendront ensuite les métiers de bouche pour finir par le non-alimentaire et le textile.

Une nouvelle organisation pour automatiser la récupération des données

Dans sa nouvelle gouvernance des données, Auchan a passé beaucoup de temps à définir les critères même d’une fiche produit. Le distributeur a adopté les standards et la taxinomie de GS1 afin de pouvoir mettre en place de l’automatisation dans la collecte des données.

« Dans l’alimentaire, c’est assez simple de récupérer les données des fournisseurs automatiquement, et environ 95 % des données peuvent l’être, quantifie le responsable. Dans le non-alimentaire, c’est plus compliqué au niveau de la taxonomie des produits. Que cela soit pour l’électronique ou encore le secteur de la maison ou de la décoration, chaque produit a des caractéristiques très différentes. Autre complexité, il existe aussi différents connecteurs sur le marché, il convient de trouver celui qui nous convient. »

Un nouveau rôle pour les collaborateurs, davantage orienté sur la qualité

Ce changement d’outils entraîne également un changement dans les procédures et dans le rôle des équipes. Il y a un vrai sujet de conduite du changement. Et dès les débuts du projet, Auchan a revu sa façon de travailler.

« Au-delà de la gestion du projet, il y a aussi un sujet de transformation à la DSI, indique Michel Deshayes. La solution a été construite pour et avec les équipes métiers. Cette approche facilite le changement car ils participent au développement et voient les démonstrations. »

En effet, le rôle des équipes doit changer pour permettre de limiter les tâches à faible valeur ajoutée et de concentrer au maximum la main d’œuvre sur le suivi qualité de la data et à son enrichissement. « Nous voulons limiter la création de fiches de façon manuelle aux quelques petits fournisseurs locaux qui ne disposent pas de l’informatique nécessaire, précise le responsable. Améliorer la qualité du catalogue sera bénéfique pour l’ensemble des métiers. Par exemple, cela éviterait que sur les plates-formes logistiques réceptionnent des produits dont les fiches ne sont pas conformes. » 

Des gains sur le personnel, les outils et l’agilité du système

Auchan prévoit également une réduction de l’effectif dédiée aux fiches produits. L’objectif consiste à passer d’un effectif d’une centaine de personnes dédiées à la saisie à une cinquantaine de personnes en charge de la qualité de la donnée. Parallèlement, une nouvelle équipe support traitant du data management a été créée pour s’assurer de la qualité des modèles, en plus de la mise en place de solution de business intelligence.

Ce projet titanesque doit permettre à Auchan d’être plus efficace dans la gestion de ses données. Et au-delà des gains opérationnels, le distributeur compte faire des économies en décommissionnant des logiciels et les serveurs utilisés pour stocker la donnée.

De plus, l’adoption d’un seul outil pour le référencement et l’enrichissement des fiches produit ne représente finalement qu’une petite partie de l’iceberg. « Il y a beaucoup d’attentes derrière ce projet », assure Michel Deshayes. Cette colonne vertébrale de la donnée produit va générer de nombreux projets satellites, notamment en termes de média avec l’ajout d’un DAM (Data Asset Management). « La base est déjà riche mais nous voulons aller plus loin », conclut le responsable.

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